Einer der schlimmsten Albträume des Urlaubers – die eigenen Papiere/Reiseunterlagen sind weg. Egal ob einem das Portemonnaie gestohlen wird, man es verliert oder aus sonst einem Grund – der Verlust von Ausweisen, Führerschein, Kreditkarten, etc. ist für alle Reisenden ein Worst-Case-Szenario. Wie zeigen euch wie ihr wichtige Dokumente als digitale Kopie sicher online verwahren könnt. Schaut euch unten einfach unsere Video-Anleitung an oder öffnet darunter die bebilderte Schritt-für-Schritt Anleitung.

Was ihr benötigt

  • Einen Scanner oder Multifunktionsgerät (Drucker-Scanner-Kombi)
  • die Software NAPS2 (kostenlos)
  • Cloud-Speicher oder eine E-Mail Adresse (kostenlos)

Video-Anleitung

Schritt-für-Schritt Anleitung

Vorbereitung: verschlüsselte Dateien

Wir zeigen euch nachfolgend verschiedene Möglichkeiten für die Aufbewahrung der Dateien. Jedoch ist im Normalfall immer ein Cloud-Dienst oder ähnliches im Spiel – daher wollen wir die Dateien auf jeden Fall verschlüsseln und nicht für jeden lesbar auf dem Server ablegen.
Für die überschaubare Anzahl der Dokumente empfiehlt es sich die Dateien entweder als PDF-Dateien direkt zu verschlüsseln oder in einem verschlüsselten Zip-Archiv abzulegen. Um die Dateien im Notfall auch auf dem Smartphone aufrufen und anzeigen zu können entscheiden wir uns hier für die Verschlüsselung der PDF-Datei.

Schritt 1: Dokumente einscannen

Im ersten Schritt müsst ihr die Dokumente einscannen und als PDF Datei speichern. Hierfür eignet sich das kostenlose Programm NAPS2 (Not Another PDF Scanner 2), das es auch als portable Version – also ohne Installation – gibt.Nachdem ihr euch die Version heruntergeladen habt könnt ihr diese durch einen Doppelklick starten und seht danach die sehr aufgeräumte Oberfläche der Software. Als erstes müssen wir einmalig ein Scanner-Profil einrichten, hierzu klickt ihr auf „Profile“ und im darauf erscheinenden Fenster auf „Neu“.

NAPS2 Profile
NAPS2 Profile

In dem folgenden Fenster stellt ihr den Scanner sowie Qualität und Größe des eingescannten Dokuments ein. Ihr wählt hierzu über die Schaltfläche „Gerät wählen“ euren Scanner aus der Liste aus. Wenn ihr ein Multifunktionsgerät besitzt wählt als Papiereinzug auf jeden Fall „Flachbett“ (Dokumente auf die Glasplatte legen), da ein Reisepass oder ähnliches nicht durch den Einzug gezogen werden kann. Seitengröße „A4“ und eine Auflösung von 200 dpi bis 300 dpi sind gute Einstellungen. Sollte euch das Ergebnis des Scans nicht ausreichen könnt ihr dies natürlich gerne selbst einstellen, bedenkt nur das bei höherer Qualität durch mehr dpi (punkte pro inch) auch die Dateigröße ansteigt. Verlasst die geöffneten Dialoge mit den Schaltflächen „OK“ und „Fertig“.

Nachdem wir das Profil angelegt haben legen wir unser Dokument auf den Scanner und betätigen die Schaltfläche „Scannen“, nachdem die Seite eingescannt wurde dreht das Dokument auf dem Scanner/oder blättert es um und betätigt die Schaltfläche „Scannen“ erneut um auch die Rückseite/nächste Seite einzuscannen. Wiederholt dies so oft bis ihr alle Seiten die zu einem Dokument gehören eingescannt habt.

Schritt 2: PDF-Einstellungen

NAPS2 PDF-Einstellungen
NAPS2 PDF-Einstellungen

Im zweiten Schritt müssen wir nun einmalig die Verschlüsselung der PDF Dateien einstellen. Klickt hierzu auf den Pfeil neben der Schaltfläche „PDF speichern“ und wählt „PDF-Einstellungen“ aus dem Menü.

Als erstes wählt ihr hier einen Standardpfad für die gespeicherten PDF-Dateien, also das Verzeichnis auf dem Computer wo die PDF Dateien später gespeichert werden. Danach könnt ihr euch noch bei Autor eintragen, ist aber total optional :-)Wichtig ist den Haken bei „PDF Verschlüsselung“ zu setzen und danach ein Besitzer-Passwort und Benutzerpasswort zu vergeben. Danach aktiviere ich alle Optionen darunter, diese beschreiben welche Dinge in dem PDF nach Eingabe des Passworts erlaubt sind. Hier ist vor allem sinnvoll „Druck erlauben“ zu aktivieren um ggf. einen Ausdruck im Urlaub anfertigen zu können.Schließt die Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“.

Schritt 3: PDF Datei speichern

Danach klickt ihr auf „PDF speichern“ und wählt im Dialog einen Ort und Dateinamen und speichert die eingescannten Seiten als kennwortgeschützte PDF Datei. Im unteren Bereich wird ein Hinweis eingeblendet der anzeigt das die Datei erfolgreich gespeichert wurde. Klickt ihr in diesem Hinweis auf den Dateinamen wird die Datei geöffnet und ihr könnt den Passwortschutz direkt testen.

weitere Dokumente scannen

Um ein neues Dokument zu scannen klickt nun zuerst auf „Alles Löschen“ um die eingescannten Elemente aus dem Programm zu entfernen. Danach könnt ihr ein neues Dokument einscannen (siehe Schritt 1) und direkt abspeichern (Schritt3) ohne erneut die Einstellungen vornehmen zu müssen.

Schritt 4: Dokumente online zur Verfügung stellen

Nachdem wir jetzt die kennwortgeschützten Dokumente auf unserem Computer haben müssen wir diese nur noch online zur Verfügung stellen um im Notfall von jedem PC aus auf sie zugreifen zu können. Auch hier gibt es mehrere Varianten, die jedoch alle relativ einfach sind.

Variante 1: Cloud-Speicher

Wir können die Dateien problemlos bei einem Anbieter von Cloud-Speicher wie DropBox, Google Drive oder iCloud ablegen, da die Dateien ja nur mit unserem Passwort geöffnet werden können. Welchen der Dienste ihr hierfür nutzt ist natürlich abhängig ob ihr bereits ein Konto bei einem der Dienste besitzt, gerade Google Drive und iCloud hat ja jeder Benutzer der ein Android-Smartphone oder iPhone hat. In den meisten Fällen ist die entsprechende App auf den Smartphones bereits vorinstalliert und auch der Zugriff auf die Dateien über den Webbrowser ist problemlos möglich.Hierbei ist es bei Google Drive und iCloud sogar so, dass die pdf-Dateien nach Eingabe des Passwortes direkt im Browser betrachtet werden können, ohne die Datei lokal herunterladen zu müssen.

Google Drive/Docs Anzeige
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Variante 2: E-Mail

Falls euch Variante 1 nicht zusagt ist es natürlich auch noch möglich sich die Dateien einfach selbst als E-Mail Anhang zuzusenden. Diese können dann auch noch in einen eigenen Ordner verschoben werden und mit jedem E-Mail Programm oder über WebMail abgerufen werden.

Variante 3: eigene Cloud

Wer mich kennt, weiß dass ich ein großer Fan meiner eigenen kleinen Cloud mit einem Synology NAS bin. Hierauf kann ich die Dateien ablegen oder über das Tool NoteStation verschlüsselte Notizen erstellen in denen die Dateien abgelegt sind. Dies ist allerdings etwas aufwendiger und mit spezieller Hardware verbunden die dann Zuhause immer aktiv sein muss.

Fazit

Dank der Tatsache, dass die sogenannten Multifunktionsgeräte mit Drucker und Scanner in Kombination preislich nicht teurer als „normale“ Drucker sind und viele Haushalte ein solches Gerät bereits ihr Eigen nennen ist es kein großes Problem seine Dokumente zu digitaliseren. Kostenlose Programme und Cloud-Speicher Dienste ermöglichen es von überall auf die Dateien zuzugreifen und durch den Kennwortschutz kann man auch „sensiblere“ Dokumente in öffentlichen Clouds ablegen. Wir möchten auf jeden Fall nicht mehr auf diese Option verzichten.

Hinweis:Natürlich ist kein Kennwortschutz und Cloud-Dienst 100%ig sicher. Aber nach unserer Ansicht ist der Kennwortschutz auf dem Dokument und die Kombination aus Benutzername und Passwort für die Anmeldung an der Cloud ein ausreichender Schutz für die Dokumente.

Welche Reise-Dokumente haben wir in digitalisierter Form „online“ dabei:

  • Reisepässe
  • Führerscheine
  • ADAC Karten
  • Impfausweise
  • Personalausweise
  • Kreditkarten
  • evtl. VISA

Wir hoffen euch mit dieser Anleitung weitergeholfen zu haben. Falls ihr Fragen habt oder weitere Tipps das Thema anzugehen freuen wir uns – wie immer – über Kommentare oder Fragen.

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